Finanzen & Steuern
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Als Kleinunternehmer nach der Kleinunternehmerregelung (§ 19 UStG) stellen Sie Rechnungen etwas anders aus als umsatzsteuerpflichtige Betriebe: Sie weisen keine Umsatzsteuer aus und ergaenzen dafuer einen kurzen Pflichthinweis. Alle uebrigen gesetzlichen Angaben gelten aber auch fuer Sie. Dieser Leitfaden zeigt Ihnen Schritt fuer Schritt, welche Angaben auf eine Kleinunternehmer-Rechnung gehoeren, wie der Hinweis lautet, was bei Kleinbetraegen und der Aufbewahrung gilt und welche Fehler Sie sich sparen koennen. Am Ende finden Sie ein einfaches Muster zum Nachbauen.
Das Wichtigste in Kuerze
- Kein Umsatzsteuerausweis: Kleinunternehmer duerfen und muessen auf der Rechnung keine Umsatzsteuer gesondert ausweisen.
- Pflichthinweis: Stattdessen steht sinngemaess der Satz „Gemaess § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet“ auf der Rechnung.
- Pflichtangaben gelten trotzdem: Namen und Anschriften beider Parteien, Steuernummer oder USt-IdNr, Rechnungsdatum, fortlaufende Rechnungsnummer, Leistungsbeschreibung, Leistungsdatum und Betrag.
- Kleinbetragsrechnung: Bei kleinen Rechnungsbetraegen (Grenze bitte aktuell pruefen) genuegen weniger Angaben.
- Aufbewahren: Rechnungen muessen mehrere Jahre archiviert werden (Frist bitte pruefen).
- E-Rechnung: Im B2B-Bereich gelten seit 2025 neue Vorgaben zum Empfang elektronischer Rechnungen (Details und Fristen pruefen).
Wer darf als Kleinunternehmer Rechnungen schreiben?
Die Kleinunternehmerregelung koennen Selbststaendige, Freiberufler und kleine Betriebe nutzen, deren Umsatz bestimmte Grenzen nicht ueberschreitet. Es gibt eine Grenze fuer den Umsatz des Vorjahres und eine fuer das laufende Jahr. Diese Betragsgrenzen wurden in den vergangenen Jahren angepasst, deshalb sollten Sie die aktuell gueltigen Werte beim Finanzamt oder bei Ihrem Steuerberater pruefen, bevor Sie sich darauf verlassen.
Wichtig ist: Der Status als Kleinunternehmer betrifft nur die Umsatzsteuer. Sie sind weiterhin verpflichtet, ordnungsgemaesse Rechnungen zu schreiben, Ihre Einnahmen zu erfassen und Ihre steuerlichen Pflichten zu erfuellen. Wer die Kleinunternehmerregelung anwendet, ist vom gesonderten Umsatzsteuerausweis befreit, nicht aber von der Rechnungsstellung an sich.
Pflichtangaben auf der Kleinunternehmer-Rechnung
Auch ohne Umsatzsteuer muss Ihre Rechnung die gesetzlich vorgeschriebenen Pflichtangaben enthalten. Fehlt eine davon, gilt die Rechnung als formell fehlerhaft und Ihr Kunde koennte sie beanstanden. Die folgende Uebersicht fasst zusammen, was auf jede vollstaendige Rechnung gehoert.
| Pflichtangabe | Was gemeint ist |
|---|---|
| Vollstaendiger Name und Anschrift | Ihre Daten als leistendes Unternehmen und die Ihres Kunden. |
| Steuernummer oder USt-IdNr | Ihre vom Finanzamt vergebene Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer. |
| Rechnungsdatum | Das Datum, an dem Sie die Rechnung ausstellen. |
| Fortlaufende Rechnungsnummer | Eine einmalige, luecklos fortlaufende Nummer. |
| Leistungsbeschreibung | Menge und Art der gelieferten Ware oder der erbrachten Leistung. |
| Leistungsdatum oder Leistungszeitraum | Wann die Leistung erbracht oder die Ware geliefert wurde. |
| Betrag | Der zu zahlende Rechnungsbetrag ohne gesonderten Umsatzsteuerausweis. |
| Hinweis auf § 19 UStG | Der Pflichthinweis, dass keine Umsatzsteuer berechnet wird. |
Namen und Anschriften beider Parteien
Nennen Sie Ihren vollstaendigen Namen beziehungsweise Ihre Firmenbezeichnung und die Anschrift sowie die vollstaendigen Daten Ihres Kunden. Bei Geschaeftskunden ist das der offizielle Firmenname mit ladungsfaehiger Anschrift. Achten Sie auf korrekte Schreibweisen, denn falsche Empfaengerdaten sind ein haeufiger Grund fuer Rueckfragen.
Steuernummer oder USt-IdNr
Sie muessen entweder Ihre vom Finanzamt vergebene Steuernummer oder Ihre Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr) angeben. Als Kleinunternehmer haben Sie in der Regel eine Steuernummer; eine USt-IdNr ist nicht zwingend, kann aber auf Antrag erteilt werden. Ohne eine dieser Nummern ist die Rechnung unvollstaendig.
Rechnungsdatum und fortlaufende Rechnungsnummer
Jede Rechnung braucht ein Rechnungsdatum und eine fortlaufende Rechnungsnummer. Die Nummer muss einmalig sein und darf sich nicht wiederholen. Sie duerfen Zahlen, Buchstaben oder Kombinationen verwenden, etwa nach Jahr oder Kundengruppe, solange die Reihenfolge nachvollziehbar und luecklos bleibt. Ein sauberes Nummernschema erleichtert Ihnen spaeter die Buchhaltung.
Leistungsbeschreibung und Leistungsdatum
Beschreiben Sie Menge und Art Ihrer Leistung oder Ware so konkret, dass eindeutig ist, wofuer der Kunde zahlt. Zusaetzlich gehoert das Leistungsdatum oder der Leistungszeitraum auf die Rechnung. Fallen Rechnungs- und Leistungsdatum zusammen, genuegt oft ein Hinweis wie „Leistungsdatum entspricht dem Rechnungsdatum“.
Die Besonderheit: keine Umsatzsteuer, aber ein Pflichthinweis
Das entscheidende Merkmal einer Kleinunternehmer-Rechnung: Sie weisen keine Umsatzsteuer aus. Es gibt also keinen Steuersatz und keinen Steuerbetrag auf der Rechnung. Der genannte Betrag ist zugleich der Endbetrag.
Damit Ihr Kunde weiss, warum keine Umsatzsteuer erscheint, muessen Sie einen kurzen Pflichthinweis ergaenzen. Ueblich sind Formulierungen wie:
- „Gemaess § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“
- „Im ausgewiesenen Betrag ist gemaess § 19 UStG keine Umsatzsteuer enthalten.“
Der genaue Wortlaut ist nicht starr vorgeschrieben, der Sinn muss aber klar erkennbar sein. Wichtig: Weisen Sie als Kleinunternehmer versehentlich Umsatzsteuer aus, schulden Sie diesen Betrag unter Umstaenden dem Finanzamt. Verzichten Sie deshalb konsequent auf jede Steuerangabe.
Kleinbetragsrechnung: weniger Angaben bei kleinen Summen
Fuer Rechnungen mit einem geringen Gesamtbetrag gelten erleichterte Regeln. Bei einer Kleinbetragsrechnung muessen Sie zum Beispiel keine gesonderten Empfaengerdaten und keine fortlaufende Rechnungsnummer angeben. Erforderlich bleiben unter anderem Ihr Name und Ihre Anschrift, das Ausstellungsdatum, die Leistungsbeschreibung und der Betrag sowie der Hinweis nach § 19 UStG.
Die Betragsgrenze fuer Kleinbetragsrechnungen ist gesetzlich festgelegt und wurde in der Vergangenheit angepasst. Bitte pruefen Sie den aktuell gueltigen Grenzwert, bevor Sie sich auf die vereinfachte Form verlassen. Im Zweifel ist die vollstaendige Rechnung immer der sichere Weg.
E-Rechnung: was seit 2025 gilt
Im Geschaeftsverkehr zwischen Unternehmen (B2B) wurden fuer die elektronische Rechnung (E-Rechnung) ab 2025 neue Vorgaben eingefuehrt. Betroffen ist zunaechst vor allem der Empfang: Unternehmen muessen in der Lage sein, strukturierte E-Rechnungen entgegenzunehmen. Fuer das Ausstellen gelten gestaffelte Uebergangsfristen. Da Umfang und Zeitplan im Detail geregelt sind und sich aendern koennen, sollten Sie den aktuellen Stand pruefen und klaeren, ab wann welche Pflicht fuer Sie greift. Eine einfache PDF-Datei per E-Mail gilt dabei nicht automatisch als E-Rechnung im technischen Sinn.
Aufbewahrungspflicht: wie lange Sie Rechnungen archivieren muessen
Rechnungen, die Sie ausstellen oder erhalten, unterliegen einer Aufbewahrungspflicht. In der Praxis mussten Rechnungen ueber viele Jahre aufbewahrt werden, ueblicherweise mehrere Jahre bis zu einem Jahrzehnt. Die gesetzlichen Fristen wurden zuletzt angepasst, deshalb sollten Sie die fuer Sie geltende Aufbewahrungsfrist pruefen. Achten Sie darauf, dass Ihre Unterlagen vollstaendig, lesbar und unveraendert bleiben, egal ob Sie in Papierform oder digital archivieren.
Typische Fehler bei Kleinunternehmer-Rechnungen
Viele Beanstandungen entstehen durch vermeidbare Formfehler. Diese Checkliste hilft Ihnen, die haeufigsten Stolperfallen zu umgehen:
- Umsatzsteuer ausgewiesen: Der klassische Fehler. Als Kleinunternehmer duerfen Sie keinen Steuersatz und keinen Steuerbetrag angeben.
- § 19 Hinweis vergessen: Ohne den Pflichthinweis ist unklar, warum keine Umsatzsteuer erscheint.
- Rechnungsnummern doppelt oder lueckenhaft: Die Nummerierung muss einmalig und nachvollziehbar sein.
- Steuernummer oder USt-IdNr fehlt: Eine der beiden Nummern ist zwingend.
- Ungenaue Leistungsbeschreibung: „Diverse Leistungen“ reicht nicht, benennen Sie Menge und Art konkret.
- Leistungsdatum fehlt: Auch wenn es dem Rechnungsdatum entspricht, muss es erkennbar sein.
- Falsche Empfaengerdaten: Name und Anschrift des Kunden muessen korrekt und vollstaendig sein.
Muster: so kann Ihre Kleinunternehmer-Rechnung aussehen
Das folgende Muster in Textform zeigt den Aufbau einer einfachen Rechnung. Passen Sie die Angaben an Ihren Betrieb an und pruefen Sie vor dem Versand, ob alle Pflichtangaben enthalten sind.
Kopfbereich (Absender): Ihr Name oder Firmenname, Strasse und Hausnummer, Postleitzahl und Ort, Steuernummer oder USt-IdNr.
Empfaenger: Name des Kunden, Strasse und Hausnummer, Postleitzahl und Ort.
Rechnungskopf: Bezeichnung „Rechnung“, Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Leistungsdatum oder Leistungszeitraum.
Leistungsuebersicht:
| Pos. | Beschreibung | Menge | Einzelpreis | Gesamt |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Beratung, Konzeption (Beispielleistung) | 5 Std. | 60,00 Euro | 300,00 Euro |
| 2 | Erstellung Dokument (Beispielleistung) | 1 | 150,00 Euro | 150,00 Euro |
| Rechnungsbetrag | 450,00 Euro |
Pflichthinweis: „Gemaess § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“
Fussbereich: Zahlungsziel, Bankverbindung (IBAN und BIC) und ein kurzer Dank fuer den Auftrag. Die genannten Zahlen sind Beispielwerte und dienen nur zur Veranschaulichung.
Haeufige Fragen (FAQ)
Muss ich als Kleinunternehmer ueberhaupt Rechnungen schreiben?
Ja. Die Kleinunternehmerregelung befreit Sie nur vom gesonderten Umsatzsteuerausweis, nicht von der Pflicht, ordnungsgemaesse Rechnungen mit allen uebrigen Pflichtangaben zu erstellen.
Welcher Hinweis muss auf die Rechnung?
Ein Satz sinngemaess wie „Gemaess § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet“. Der Wortlaut ist flexibel, der Sinn muss klar sein.
Darf ich Umsatzsteuer ausweisen, wenn der Kunde danach fragt?
Nein. Weisen Sie als Kleinunternehmer Umsatzsteuer aus, koennen Sie diesen Betrag dem Finanzamt schulden. Verzichten Sie konsequent auf jeden Steuerausweis.
Wie lange muss ich Rechnungen aufbewahren?
Rechnungen unterliegen einer mehrjaehrigen Aufbewahrungspflicht. Die konkrete Frist wurde zuletzt angepasst, bitte pruefen Sie den aktuell gueltigen Zeitraum.
Fazit
Eine korrekte Rechnung als Kleinunternehmer ist kein Hexenwerk: Sie enthaelt dieselben Pflichtangaben wie jede andere Rechnung, verzichtet aber auf den Umsatzsteuerausweis und ergaenzt den Hinweis nach § 19 UStG. Wer die Pflichtangaben vollstaendig aufnimmt, sauber nummeriert und den Hinweis nicht vergisst, ist auf der sicheren Seite.
Rechtlicher Hinweis: Dieser Beitrag bietet allgemeine Informationen und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung. Gesetzliche Grenzen, Fristen und Vorgaben koennen sich aendern. Pruefen Sie die aktuelle Gesetzeslage und lassen Sie sich im Zweifel von einem Steuerberater beraten, bevor Sie Ihre Rechnungen final gestalten.