Steuererklärung für Selbstständige: Pflichten & Tipps

Finanzen & Steuern

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Wer sich selbstständig macht, übernimmt gleichzeitig die volle Verantwortung für seine Steuererklärung. Anders als Angestellte, bei denen der Arbeitgeber die Lohnsteuer automatisch abführt, müssen Selbstständige ihre Einnahmen und Ausgaben selbst erfassen, die passenden Formulare ausfüllen und die Erklärung fristgerecht über ELSTER beim Finanzamt einreichen. Dieser Beitrag zeigt, welche Steuerarten für Sie relevant sind, wie die Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) funktioniert, welche Fristen gelten und warum die Einkommensteuer-Vorauszahlung ein Punkt ist, den viele Gründerinnen und Gründer zu spät auf dem Schirm haben.

• Die Einkommensteuererklärung ist für Selbstständige unabhängig von der Höhe des Gewinns immer Pflicht.
• Die Umsatzsteuer entfällt nur, wenn Sie die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG nutzen.
• Gewerbesteuer zahlen ausschließlich Gewerbetreibende, nicht Freiberufler.
• Die Erklärung erfolgt elektronisch über ELSTER, in der Regel bis zum 31. Juli des Folgejahres.
• Wer bereits im laufenden Jahr Steuern zahlt, tut dies über die Einkommensteuer-Vorauszahlung, nicht erst bei Abgabe der Erklärung.

Wer muss als Selbstständiger eine Steuererklärung abgeben?

Grundsätzlich gilt: Jede Person, die hauptberuflich oder nebenbei selbstständig arbeitet, ist zur Abgabe einer Einkommensteuererklärung verpflichtet. Das betrifft Freiberufler genauso wie Gewerbetreibende und Einzelunternehmer, unabhängig davon, ob der Gewinn über oder unter dem Grundfreibetrag liegt. Steuerlich relevant ist dabei vor allem eine Unterscheidung, die viele Gründerinnen und Gründer zu Beginn unterschätzen: ob Sie als Freiberufler oder als Gewerbetreibender eingestuft sind. Diese Einordnung entscheidet unter anderem darüber, ob Gewerbesteuer anfällt und welche Anlage Sie zur Steuererklärung ausfüllen müssen. Das gilt übrigens auch, wenn Sie Ihre selbstständige Tätigkeit nur nebenberuflich neben einer Festanstellung ausüben: Auch nebenberufliche Einkünfte aus selbstständiger Arbeit gehören in Ihre Steuererklärung.

Im Zweifel lohnt sich eine kurze Rückfrage beim zuständigen Finanzamt oder bei einem Steuerberater, bevor Sie sich anmelden. Eine falsche Einordnung lässt sich später zwar korrigieren, verursacht aber meist unnötigen Aufwand.

Diese Steuerarten betreffen Selbstständige

Einkommensteuer: immer Pflicht

Die Einkommensteuer besteuert Ihren tatsächlichen Gewinn, also Ihre Betriebseinnahmen abzüglich der Betriebsausgaben. Jede selbstständige Person muss unabhängig von der Gewinnhöhe eine Einkommensteuererklärung abgeben. Liegt der Gewinn unterhalb des Grundfreibetrags, der für das Steuerjahr 2025 bei 12.096 Euro für Alleinstehende und 24.192 Euro für zusammenveranlagte Ehepaare liegt, fällt zwar keine Einkommensteuer an, die Abgabepflicht der Erklärung selbst bleibt dennoch bestehen. Der Grundfreibetrag wird jährlich angepasst, prüfen Sie daher für das jeweils aktuelle Steuerjahr den gültigen Wert.

Umsatzsteuer: Pflicht, außer bei der Kleinunternehmerregelung

Auf Ihre Rechnungen fällt grundsätzlich Umsatzsteuer an, entweder zum Regelsteuersatz von 19 Prozent oder zum ermäßigten Satz von 7 Prozent für bestimmte Waren und Leistungen. Sie weisen die Umsatzsteuer auf Ihren Rechnungen aus, ziehen davon die selbst gezahlte Vorsteuer ab und führen die Differenz über eine Umsatzsteuer-Voranmeldung, meist monatlich oder vierteljährlich, an das Finanzamt ab. Am Jahresende folgt die endgültige Umsatzsteuererklärung.

Wer die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG nutzt, ist von dieser Pflicht befreit. Seit der Reform 2025 gilt die Regelung, wenn der Umsatz im Vorjahr nicht mehr als 25.000 Euro betrug und im laufenden Jahr voraussichtlich 100.000 Euro nicht übersteigt. Eine wichtige Besonderheit seit 2025: Wird die Grenze von 100.000 Euro während des laufenden Jahres tatsächlich überschritten, endet die Kleinunternehmerregelung unmittelbar und nicht erst zum folgenden Jahreswechsel. Kleinunternehmer dürfen im Gegenzug auch keine Vorsteuer geltend machen und weisen auf ihren Rechnungen keine Umsatzsteuer aus.

Gewerbesteuer: nur für Gewerbetreibende

Die Gewerbesteuer betrifft ausschließlich Gewerbetreibende, nicht Freiberufler. Für Einzelunternehmen und Personengesellschaften gilt ein Freibetrag von 24.500 Euro Gewinn pro Jahr, erst darüber hinaus wird Gewerbesteuer fällig. Die genaue Höhe hängt vom Hebesatz Ihrer Gemeinde ab, der je nach Standort deutlich variiert.

Die Einnahmen-Überschuss-Rechnung: Gewinn einfach ermitteln

Die Einnahmen-Überschuss-Rechnung, kurz EÜR, ist die einfachste Methode, Ihren Gewinn zu ermitteln. Sie stellen dabei Ihre Betriebseinnahmen den Betriebsausgaben eines Jahres gegenüber, die Differenz ergibt Ihren Gewinn. Erfasst wird grundsätzlich nach dem Zuflussprinzip: Eine Einnahme zählt in dem Jahr, in dem das Geld tatsächlich auf Ihrem Konto eingeht, nicht in dem Jahr, in dem Sie die Rechnung gestellt haben.

Ein Punkt, der in der Praxis oft zu Verunsicherung führt: Nicht jede selbstständige Person muss ab einer bestimmten Umsatz- oder Gewinnhöhe automatisch eine Bilanz erstellen. Die Buchführungspflicht nach der Abgabenordnung mit den aktuellen Schwellenwerten von 800.000 Euro Umsatz oder 80.000 Euro Gewinn pro Jahr betrifft ausschließlich Gewerbetreibende und land- und forstwirtschaftliche Betriebe. Freiberufler dürfen unabhängig von ihrem Umsatz oder Gewinn grundsätzlich dauerhaft die EÜR nutzen, da für sie diese Buchführungspflicht gar nicht erst greift. Gewerbetreibende, die die genannten Schwellenwerte überschreiten, müssen hingegen zur doppelten Buchführung und zur Bilanzierung wechseln.

Für die EÜR sollten Sie Ihre Belege fortlaufend nach Kategorien ordnen, zum Beispiel:

• Wareneinkauf und Materialkosten
• Miete, Nebenkosten und Homeoffice-Anteil
• Arbeitsmittel, Software und Abonnements
• Fahrtkosten und Reisekosten
• Versicherungen und Altersvorsorge
• Fortbildung und Fachliteratur

Eine saubere laufende Belegerfassung, idealerweise monatlich, erspart Ihnen am Jahresende erheblichen Aufwand und reduziert das Risiko, Betriebsausgaben zu übersehen. Praktisch bewährt sich dafür eine digitale Buchhaltungssoftware oder zumindest eine strukturierte Tabelle, in der Sie jede Ausgabe direkt der passenden Kategorie zuordnen.

Wie lange müssen Sie Ihre Unterlagen aufbewahren?

Geschäftliche Unterlagen wie Rechnungen, Kontoauszüge und Buchungsbelege müssen Selbstständige in der Regel zehn Jahre lang aufbewahren, auch nachdem die betreffende Steuererklärung bereits bestandskräftig veranlagt wurde. Für digital erstellte oder digitalisierte Belege gelten zusätzlich die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung: Sie müssen so gespeichert werden, dass eine nachträgliche, unbemerkte Veränderung ausgeschlossen ist, und jede Korrektur muss nachvollziehbar bleiben. Seit 2025 kommt für Rechnungen im Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen zunehmend die Pflicht zur elektronischen Rechnung, der sogenannten E-Rechnung, in strukturierten Formaten hinzu. Wer seine Belege von Beginn an digital und geordnet ablegt, erspart sich bei einer späteren Betriebsprüfung viel Sucherei.

Welche Formulare und Unterlagen brauchen Sie für die Steuererklärung?

Je nach Tätigkeit und Steuerpflicht benötigen Sie unterschiedliche Formulare über ELSTER:

• Hauptvordruck (Mantelbogen): allgemeine persönliche Angaben
• Anlage S: für Einkünfte aus freiberuflicher Tätigkeit
• Anlage G: für Einkünfte aus Gewerbebetrieb
• Anlage EÜR: zur Ermittlung des Gewinns über die Einnahmen-Überschuss-Rechnung
• Anlage Vorsorgeaufwand: für Kranken-, Pflege- und Rentenversicherungsbeiträge
• Umsatzsteuererklärung: falls Sie nicht unter die Kleinunternehmerregelung fallen

Hinzu kommen alle Belege, Kontoauszüge und Rechnungen, die Ihre Angaben im Fall einer Rückfrage des Finanzamts belegen. Eine durchgehende Ablage, digital oder in Papierform, erleichtert die Zusammenstellung erheblich.

Bis wann müssen Selbstständige ihre Steuererklärung abgeben?

Ohne steuerliche Vertretung gilt für die Einkommensteuererklärung in der Regel eine Frist bis zum 31. Juli des Folgejahres. Beauftragen Sie einen Steuerberater oder eine Steuerberaterin mit der Erstellung, verlängert sich diese Frist deutlich, da steuerlich vertretene Fälle grundsätzlich länger Zeit erhalten. Die genauen Stichtage können sich von Jahr zu Jahr leicht verschieben, prüfen Sie den aktuellen Stand daher am besten direkt über ELSTER oder bei Ihrem Finanzamt.

Wird die Frist ohne triftigen Grund versäumt, kann das Finanzamt einen Verspätungszuschlag festsetzen. Dieser berechnet sich anteilig nach der festgesetzten Steuer und wird für jeden angefangenen Monat der Verspätung erhoben, mindestens jedoch mit einem festen Mindestbetrag pro Monat. Bei dauerhafter Nichtabgabe schätzt das Finanzamt zudem Ihre Besteuerungsgrundlagen, meist zu Ihrem Nachteil, da die Schätzung selten günstiger ausfällt als die tatsächlichen Zahlen. Im schlimmsten Fall drohen zusätzlich rechtliche Konsequenzen bis hin zum Vorwurf der Steuerhinterziehung.

Einkommensteuer-Vorauszahlung: der Posten, den viele Selbstständige unterschätzen

Dieser Punkt kommt in vielen Ratgebern zu kurz. Für die Liquiditätsplanung ist er jedoch entscheidend: Sobald das Finanzamt Ihre erste Steuererklärung veranlagt hat, setzt es meist auch Einkommensteuer-Vorauszahlungen für das laufende und die folgenden Jahre fest. Grundlage ist dabei nicht Ihr tatsächlicher aktueller Gewinn, sondern die zuletzt veranlagte Steuer. Sie zahlen also bereits unterjährig auf Basis einer Prognose, bevor die endgültige Steuererklärung für dieses Jahr überhaupt fällig wird.

Ein vereinfachtes Beispiel verdeutlicht den Mechanismus: Setzt das Finanzamt für das Vorjahr eine Einkommensteuer von beispielsweise 8.000 Euro fest, geht es für das laufende Jahr zunächst von einer ähnlichen Steuerlast aus und verteilt einen entsprechenden Betrag auf die vier Vorauszahlungstermine. Fällt Ihr tatsächlicher Gewinn im laufenden Jahr deutlich geringer aus, etwa weil ein wichtiger Kunde weggefallen ist, zahlen Sie zunächst trotzdem auf Basis der alten Festsetzung weiter, bis Sie aktiv eine Anpassung beantragen.

Die Vorauszahlungen sind grundsätzlich vierteljährlich fällig:

• 10. März
• 10. Juni
• 10. September
• 10. Dezember

Für die Liquiditätsplanung bedeutet das: Wenn Ihr Gewinn im laufenden Jahr deutlich geringer ausfällt als im Jahr, das der Festsetzung zugrunde liegt, etwa weil ein Großkunde weggefallen ist oder Sie in eine ruhigere Geschäftsphase kommen, müssen Sie nicht einfach abwarten. Sie können beim Finanzamt einen formlosen Antrag auf Herabsetzung der Vorauszahlungen stellen und so vermeiden, unnötig viel Kapital zu binden, das Ihnen am Jahresende ohnehin wieder erstattet würde. Umgekehrt lohnt sich bei einem deutlich höheren Gewinn eine freiwillige Rücklagenbildung, um eine hohe Nachzahlung nach der Veranlagung nicht aus dem laufenden Cashflow stemmen zu müssen.

Was können Sie als Selbstständige von der Steuer absetzen?

Betriebsausgaben mindern Ihren zu versteuernden Gewinn und damit Ihre Steuerlast. Zu den gängigen absetzbaren Posten zählen unter anderem:

• Arbeitsmittel und Software: Computer, Fachprogramme, Abonnements, Bürobedarf
• Homeoffice-Pauschale: aktuell 6 Euro pro Arbeitstag im häuslichen Arbeitszimmer oder am heimischen Arbeitsplatz, bis zu einem Höchstbetrag von 1.260 Euro im Jahr
• Fachliteratur und Fortbildung: Kurse, Seminare, Fachbücher mit direktem Bezug zur Tätigkeit
• Telefon und Internet: anteilig, soweit beruflich genutzt
• Fahrtkosten und Dienstreisen: etwa über die Kilometerpauschale oder tatsächliche Kosten
• Abschreibungen (AfA): für größere Anschaffungen, die über mehrere Jahre genutzt werden
• Versicherungsbeiträge: Kranken- und Rentenversicherung als Sonderausgaben

Entscheidend ist in jedem Fall der klare betriebliche Zusammenhang und ein vollständiger Beleg. Bei gemischt privat und beruflich genutzten Kosten, etwa dem eigenen Smartphone, akzeptiert das Finanzamt in der Regel nur den nachvollziehbar begründeten beruflichen Anteil. Im Zweifelsfall lohnt sich bei größeren oder ungewöhnlichen Posten die Rücksprache mit einem Steuerberater, statt auf gut Glück abzusetzen.

Steuererklärung selbst erstellen oder Steuerberater beauftragen?

Eine Pflicht zur Steuerberatung besteht für Einzelunternehmer und Freiberufler grundsätzlich nicht, Sie dürfen Ihre Steuererklärung selbst über ELSTER einreichen. Ob sich das für Sie lohnt, hängt von Ihrer Situation ab.

Für die Erstellung in Eigenregie spricht:

• Keine laufenden Beratungskosten
• Volle Kontrolle über Ihre Zahlen und Belege
• Machbar bei überschaubaren, klar strukturierten Einnahmen und Ausgaben

Für einen Steuerberater spricht:

• Längere Abgabefrist durch steuerliche Vertretung
• Geringeres Risiko, Abzugsmöglichkeiten oder Fristen zu übersehen
• Entlastung bei komplexeren Fällen, etwa mit Umsatzsteuerpflicht, mehreren Einkunftsarten oder Mitarbeitern
• Persönliche Einschätzung bei Grenzfällen wie der Abgrenzung zwischen Freiberufler und Gewerbetreibendem

Viele Selbstständige fahren gut damit, die laufende Belegerfassung selbst zu organisieren und nur die eigentliche Erklärung sowie komplexere Fragen an einen Steuerberater zu übergeben. Das reduziert die Beratungskosten, ohne dass Sie auf fachliche Absicherung verzichten müssen.

Häufig gestellte Fragen zur Steuererklärung für Selbstständige

Muss ich als Kleinunternehmer trotzdem eine Steuererklärung abgeben?

Ja. Die Kleinunternehmerregelung befreit Sie nur von der Umsatzsteuer, nicht von der Einkommensteuererklärung. Diese müssen Sie weiterhin jährlich abgeben, auch wenn am Ende keine Steuer anfällt.

Was passiert, wenn ich meine Steuererklärung nicht rechtzeitig abgebe?

Das Finanzamt kann einen Verspätungszuschlag festsetzen und notfalls Ihre Einkünfte schätzen. Diese Schätzung fällt erfahrungsgemäß eher zu Ihrem Nachteil aus, zusätzlich können sich Sozialversicherungsbeiträge auf Basis des geschätzten Einkommens erhöhen.

Brauche ich zwingend einen Steuerberater?

Nein, für Einzelunternehmer und Freiberufler besteht keine gesetzliche Pflicht. Bei komplexeren Fällen, etwa mit Umsatzsteuerpflicht oder mehreren Einkunftsarten, ist professionelle Unterstützung dennoch oft sinnvoll.

Wie oft muss ich Einkommensteuer vorauszahlen?

In der Regel vierteljährlich, jeweils zum 10. März, 10. Juni, 10. September und 10. Dezember, sofern das Finanzamt Vorauszahlungen für Sie festgesetzt hat.

Kann ich die Höhe meiner Vorauszahlungen anpassen lassen?

Ja. Sinkt Ihr Gewinn absehbar deutlich, können Sie beim Finanzamt einen Antrag auf Herabsetzung stellen. Bei einem deutlichen Gewinnanstieg ist es ratsam, selbst Rücklagen für eine mögliche Nachzahlung zu bilden.

Was ist der Unterschied zwischen der EÜR und einer Bilanz?

Die EÜR vergleicht vereinfacht Einnahmen und Ausgaben nach dem Zuflussprinzip. Eine Bilanz folgt der doppelten Buchführung und ist deutlich aufwendiger. Freiberufler dürfen unabhängig von ihrem Umsatz grundsätzlich die EÜR nutzen, Gewerbetreibende nur bis zum Erreichen der gesetzlichen Schwellenwerte.

Die Steuererklärung ist für Selbstständige kein einmaliger Kraftakt im Frühjahr, sondern ein laufender Prozess aus sauberer Belegerfassung, realistischer Einschätzung der eigenen Vorauszahlungen und rechtzeitiger Abgabe. Wer diese drei Punkte von Beginn an organisiert, erlebt am Jahresende deutlich weniger böse Überraschungen und behält seine Liquidität das ganze Jahr über im Blick.

Markus Hoffmann

Berater für Praxismarketing

Berater für Praxismarketing mit Erfahrung am Empfang einer Zahnarztpraxis, bevor er sich auf die Patientengewinnung spezialisiert hat.