Rechnung richtig schreiben: Pflichtangaben & Tipps

Finanzen & Steuern

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Eine Rechnung richtig schreiben bedeutet mehr als nur einen Betrag und ein Datum zu notieren. Das deutsche Umsatzsteuerrecht schreibt feste Pflichtangaben vor, die Rechnungsnummer muss fortlaufend sein und seit 2025 spielt die E-Rechnung im Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen eine wachsende Rolle. Wer eine Angabe vergisst, riskiert nicht nur eine unschöne Rückfrage vom Kunden, sondern unter Umständen auch Probleme beim Vorsteuerabzug auf der Empfängerseite. Gerade für Gründerinnen und Gründer sowie für kleine Unternehmen, die ihre Buchhaltung noch selbst erledigen, lohnt sich ein genauer Blick auf die eigene Rechnungsvorlage, bevor die erste Rechnung versendet wird. Dieser Beitrag zeigt Schritt für Schritt, wie Sie eine Rechnung rechtssicher aufbauen, welche Fristen gelten, was freiwillig sinnvoll ist und welche Fehler in der Praxis am häufigsten vorkommen.

• Pflichtangaben nach § 14 UStG sind für Unternehmer und Freiberufler verbindlich, unabhängig von der Rechtsform.
• Die Rechnungsnummer muss fortlaufend und einmalig vergeben sein, Lücken im System sind kein Pflichtverstoß, solange sie nachvollziehbar bleiben.
• Kleinunternehmer nach § 19 UStG weisen keine Umsatzsteuer aus, müssen dies aber ausdrücklich vermerken.
• Rechnungen bis 250 Euro gelten als Kleinbetragsrechnung und benötigen deutlich weniger Angaben.
• Seit dem 1. Januar 2025 müssen inländische Unternehmen im B2B-Geschäft elektronische Rechnungen empfangen können.
• Rechnungen gehören in der Regel über mehrere Jahre archiviert, die genaue Frist sollten Sie mit Ihrer Steuerberatung abstimmen.

Welche Pflichtangaben muss eine Rechnung enthalten?

Damit eine Rechnung steuerlich anerkannt wird und der Empfänger den Vorsteuerabzug geltend machen kann, muss sie nach § 14 Abs. 4 Umsatzsteuergesetz (UStG) bestimmte Angaben enthalten. Fehlt eine davon, gilt die Rechnung formal als unvollständig, auch wenn die Leistung tatsächlich erbracht wurde. Folgende Angaben gehören auf jede reguläre Rechnung:

• Vollständiger Name und Anschrift des leistenden Unternehmens und des Rechnungsempfängers
• Steuernummer oder, falls vorhanden, Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Leistenden
• Ausstellungsdatum der Rechnung
• Eine fortlaufende Rechnungsnummer, die nur einmal vergeben wird
• Menge und Art der gelieferten Ware oder Umfang und Art der erbrachten Leistung
• Der Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung, sofern er vom Rechnungsdatum abweicht
• Das nach Steuersätzen aufgeschlüsselte Entgelt sowie vereinbarte Entgeltminderungen
• Der anzuwendende Steuersatz und der entsprechende Steuerbetrag, oder ein Hinweis auf eine Steuerbefreiung

Besonders bei der Leistungsbeschreibung lohnt sich Sorgfalt. Eine pauschale Formulierung wie „Beratungsleistung“ reicht in den meisten Fällen nicht aus. Besser ist eine konkrete Beschreibung, aus der hervorgeht, welche Leistung in welchem Zeitraum oder Umfang erbracht wurde, etwa „Steuerliche Beratung im Rahmen der Jahresabschlusserstellung, Oktober 2026, 6 Stunden“. Beim Entgelt gilt: Bei umsatzsteuerpflichtigen Rechnungen weisen Sie Nettobetrag, Steuersatz, Steuerbetrag und Bruttobetrag getrennt aus. Werden mehrere Positionen mit unterschiedlichen Steuersätzen abgerechnet, etwa 19 und 7 Prozent, müssen diese Positionen jeweils einzeln nach Steuersatz aufgeschlüsselt werden, eine einzige Gesamtsumme reicht dann nicht aus.

Zusätzlich empfiehlt es sich, Zahlungsbedingungen und Bankverbindung anzugeben, auch wenn das Gesetz dies nicht ausdrücklich fordert. Eine klare Angabe zum Zahlungsziel, etwa „zahlbar innerhalb von 14 Tagen ohne Abzug“, beschleunigt in der Praxis den Zahlungseingang und vermeidet Missverständnisse mit dem Kunden.

Was gehört zusätzlich auf eine professionelle Rechnung, auch ohne gesetzliche Pflicht?

Neben den gesetzlichen Pflichtangaben gibt es eine Reihe von Elementen, die zwar nicht vorgeschrieben sind, aber zu einem professionellen Auftreten beitragen und in der Praxis fast jede gute Rechnungsvorlage enthält. Dazu zählen:

• Ein Firmenlogo im Kopfbereich, das die Rechnung auf den ersten Blick dem eigenen Unternehmen zuordenbar macht
• Vollständige Kontaktdaten wie Telefonnummer und E-Mail-Adresse für Rückfragen
• Eine klare Bankverbindung mit IBAN und BIC, damit Kundinnen und Kunden ohne Suchen überweisen können
• Ein ausdrückliches Zahlungsziel sowie gegebenenfalls Hinweise auf Skonto oder Verzugszinsen
• Eine einheitliche Gestaltung, die zum übrigen Erscheinungsbild des Unternehmens passt

Wie frei Sie sich bei der Gestaltung bewegen, hängt auch von der Branche ab. Wer im kreativen Umfeld arbeitet, kann sich bei Farben und Layout mehr Spielraum erlauben als etwa eine Steuerkanzlei oder ein Handwerksbetrieb, bei denen Kundinnen und Kunden eher eine zurückhaltende, sachliche Form erwarten. Entscheidend ist in jedem Fall, dass trotz optischer Gestaltung alle Pflichtangaben gut lesbar und vollständig bleiben. Ein modernes Rechnungsprogramm übernimmt diese Trennung zwischen Pflicht und Kür in der Regel automatisch und reduziert so das Risiko, aus gestalterischen Gründen eine wichtige Angabe zu verkürzen oder wegzulassen.

Wie erstellen Sie eine Rechnungsnummer richtig?

Die Rechnungsnummer dient dazu, jede Rechnung eindeutig zu identifizieren und Manipulationen an der Buchhaltung erkennbar zu machen. Sie muss fortlaufend und einmalig vergeben werden, das heißt: Dieselbe Nummer darf kein zweites Mal verwendet werden. Üblich sind Kombinationen aus Jahr, Monat und einer laufenden Ziffernfolge, etwa 2026-10-001.

Mehrere getrennte Nummernkreise sind erlaubt, zum Beispiel ein eigener Kreis für verschiedene Geschäftsbereiche oder Standorte. Wichtig ist, dass das System nachvollziehbar bleibt und sich im Zweifel gegenüber dem Finanzamt erklären lässt. Eine einzelne Lücke in der Nummernfolge ist kein automatischer Formfehler, häufige oder unerklärliche Sprünge wecken bei einer Prüfung jedoch schnell Misstrauen. Vermeiden Sie daher, Rechnungsnummern händisch zu vergeben, wenn mehrere Personen im Unternehmen Rechnungen schreiben. Eine zentrale Liste oder ein Rechnungsprogramm reduziert das Risiko doppelter Nummern erheblich.

Was gilt für Kleinunternehmer beim Rechnungen schreiben?

Nutzen Sie die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG, weisen Sie auf Ihrer Rechnung keine Umsatzsteuer aus. Die Rechnung ist in diesem Fall grundsätzlich umsatzsteuerfrei. Gleichzeitig verlangt das Gesetz einen ausdrücklichen Hinweis darauf, warum keine Umsatzsteuer berechnet wird. Übliche Formulierungen sind:

• „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“
• „Als Kleinunternehmer im Sinne von § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer ausgewiesen.“

Alle übrigen Pflichtangaben, also Name, Anschrift, Steuernummer, Rechnungsnummer, Datum und Leistungsbeschreibung, gelten für Kleinunternehmer genauso wie für regelbesteuerte Unternehmen. Der einzige Unterschied liegt beim Steuerausweis. Wer die Kleinunternehmerregelung in Anspruch nimmt, aber versehentlich Umsatzsteuer ausweist, schuldet diese unter Umständen dem Finanzamt, auch wenn er sie eigentlich nicht hätte berechnen dürfen. Ein sorgfältiger Blick auf die Rechnungsvorlage lohnt sich also besonders in dieser Konstellation.

Ob Sie überhaupt als Kleinunternehmer gelten, richtet sich nach Ihrem Umsatz im Vorjahr und im laufenden Jahr. Diese Umsatzgrenzen wurden zuletzt angepasst und können sich im Zuge künftiger Gesetzesänderungen erneut verschieben. Statt sich auf ältere Angaben aus dem Internet zu verlassen, prüfen Sie die aktuell gültigen Schwellenwerte am besten direkt mit Ihrer Steuerberatung oder beim zuständigen Finanzamt, bevor Sie Ihre erste Rechnung ohne Umsatzsteuer stellen. Überschreiten Sie die Grenze im laufenden Jahr, wechseln Sie in der Regel erst zum folgenden Jahr in die Regelbesteuerung, nicht rückwirkend für bereits gestellte Rechnungen.

Was ist eine Kleinbetragsrechnung?

Für Rechnungen bis zu einem Bruttobetrag von 250 Euro gelten nach § 33 Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung (UStDV) vereinfachte Regeln. Eine solche Kleinbetragsrechnung benötigt weder eine fortlaufende Rechnungsnummer noch Angaben zum Leistungsempfänger. Das macht sie vor allem für Bar- oder Kleinbeträge im Einzelhandel und im Dienstleistungsbereich praktisch. Die folgende Tabelle zeigt die wichtigsten Unterschiede zwischen den drei gängigen Rechnungsarten auf einen Blick:

Beachten Sie, dass die Vereinfachung ausschließlich für den Bruttobetrag der gesamten Rechnung gilt. Sobald die Summe über 250 Euro liegt, greifen wieder die vollständigen Pflichtangaben einer Standardrechnung.

Welche Fristen gelten für das Ausstellen einer Rechnung?

Führt ein Unternehmer eine Lieferung oder sonstige Leistung für ein anderes Unternehmen aus, ist er grundsätzlich verpflichtet, innerhalb von sechs Monaten nach Ausführung der Leistung eine Rechnung auszustellen. Besonders streng gilt diese Pflicht bei Leistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück, etwa bei Bauleistungen, auch gegenüber Privatpersonen.

In der betrieblichen Praxis empfiehlt es sich, deutlich früher zu fakturieren. Je länger eine Rechnung auf sich warten lässt, desto später beginnt in der Regel auch das vereinbarte Zahlungsziel zu laufen, und desto größer wird der Abstand zwischen Leistung und Zahlungseingang. Eine zeitnahe Rechnungsstellung ist damit nicht nur eine gesetzliche Pflicht, sondern auch ein wirtschaftliches Interesse jedes Unternehmens.

Was ist bei Rechnungen ins Ausland anders?

Stellen Sie Rechnungen an Unternehmen in einem anderen EU-Mitgliedstaat, greift häufig das sogenannte Reverse-Charge-Verfahren: Die Umsatzsteuer wird dann nicht von Ihnen, sondern vom Leistungsempfänger im jeweiligen Land abgeführt. Auf der Rechnung weisen Sie in diesem Fall keine deutsche Umsatzsteuer aus, sondern vermerken ausdrücklich den Übergang der Steuerschuldnerschaft, zusätzlich zu Ihrer Umsatzsteuer-Identifikationsnummer und der des Empfängers. Bei Rechnungen in ein Drittland außerhalb der EU gelten wiederum eigene Regeln, die je nach Zielland und Art der Leistung unterschiedlich ausfallen können.

Weil sich die genauen Anforderungen je nach Land, Leistungsart und Status des Empfängers unterscheiden, sollten Sie grenzüberschreitende Rechnungen nicht nach Gefühl erstellen. Eine kurze Abstimmung mit Ihrer Steuerberatung, bevor Sie regelmäßig ins Ausland fakturieren, erspart Ihnen im Nachhinein aufwendige Korrekturen. Das gilt besonders dann, wenn Sie regelmäßig mit mehreren Ländern arbeiten und Ihre Rechnungsvorlage dafür mit mehreren Varianten pflegen müssen.

Wie lange müssen Sie Rechnungen aufbewahren?

Rechnungen gehören zu den aufbewahrungspflichtigen Geschäftsunterlagen. Üblicherweise wird hierfür eine Frist von mehreren Jahren genannt, traditionell waren es zehn Jahre nach § 14b UStG. Die genaue Dauer sowie mögliche Verkürzungen durch neuere gesetzliche Änderungen hängen vom Einzelfall, der Unternehmensform und dem betroffenen Belegtyp ab. Verlassen Sie sich daher nicht allein auf pauschale Angaben aus dem Internet, sondern lassen Sie sich die aktuell geltende Frist von Ihrer Steuerberatung oder direkt beim zuständigen Finanzamt bestätigen.

Unabhängig von der genauen Dauer gilt: Rechnungen müssen über den gesamten Aufbewahrungszeitraum lesbar, vollständig und unveränderbar aufbewahrt werden. Bei digitalen Rechnungen bedeutet das in der Regel eine Archivierung im Originalformat, nicht nur als Ausdruck. Eine strukturierte Ablage, ob in Papierform mit Ordnersystem oder digital mit Backup, erspart im Fall einer Betriebsprüfung viel Zeit und Nerven.

Praktisch bedeutet das auch: Ein einfacher Ordner im E-Mail-Postfach reicht streng genommen nicht aus, wenn sich Rechnungen dort nachträglich verschieben oder löschen lassen, ohne dass dies dokumentiert wird. Viele kleine Unternehmen setzen daher auf eine Kombination aus Buchhaltungssoftware und regelmäßigem, automatisiertem Backup. Wer seine Belege zusätzlich in Papierform aufbewahrt, sollte auf einen trockenen, vor Zugriff geschützten Lagerort achten, insbesondere wenn gleichzeitig Verträge oder andere langfristig relevante Dokumente dort abgelegt werden.

Was ändert sich durch die E-Rechnung ab 2025?

Seit dem 1. Januar 2025 gilt in Deutschland für den inländischen Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen (B2B) grundsätzlich die Pflicht, elektronische Rechnungen empfangen zu können. Eine E-Rechnung im rechtlichen Sinne ist dabei nicht einfach eine PDF-Datei per E-Mail, sondern ein strukturiertes, maschinenlesbares Format, das der europäischen Norm EN 16931 entspricht, beispielsweise XRechnung oder ZUGFeRD.

Für die Pflicht, selbst E-Rechnungen auszustellen, gelten gestaffelte Übergangsfristen, die sich unter anderem nach der Unternehmensgröße richten. Kleinere und mittlere Unternehmen erhalten in der Regel mehr Zeit zur Umstellung als große Unternehmen. Weil sich die genauen Stichtage und Ausnahmeregelungen in diesem Bereich noch anpassen können, sollten Sie sich vor einer größeren Umstellung Ihrer Buchhaltung bei Ihrer Steuerberatung oder Ihrem Rechnungsprogramm-Anbieter über den aktuellen Stand informieren. Für Rechnungen an Privatpersonen sowie für die meisten grenzüberschreitenden Geschäfte bleiben andere Formate vorerst weiterhin zulässig.

In der Praxis lohnt sich die Umstellung auf ein strukturiertes Format schon vor dem Ende der Übergangsfristen. Eine E-Rechnung lässt sich maschinell einlesen, automatisch verbuchen und leichter archivieren als ein eingescanntes Papierdokument. Das reduziert Tippfehler, beschleunigt die Zahlungsfreigabe beim Empfänger und erleichtert den Abgleich mit offenen Posten. Wer bereits ein Rechnungsprogramm einsetzt, prüft am besten frühzeitig, ob und wie das genutzte System die gängigen Formate unterstützt, statt kurz vor Ablauf der Übergangsfrist unter Zeitdruck umzustellen.

Wie korrigieren Sie eine fehlerhafte Rechnung?

Stellen Sie nach dem Versand fest, dass eine Rechnung fehlerhaft ist, etwa durch einen falschen Betrag, eine falsche Adresse oder eine fehlende Pflichtangabe, dürfen Sie die Rechnung nicht einfach löschen. Eine bereits ausgestellte und vergebene Rechnungsnummer muss in Ihrem System nachvollziehbar bleiben, auch wenn die Rechnung storniert wird.

Die korrekte Vorgehensweise sieht zwei Schritte vor:

• Erstellen Sie eine Stornorechnung beziehungsweise Korrekturrechnung, die eindeutig auf die ursprüngliche Rechnungsnummer verweist und den fehlerhaften Betrag ausgleicht.
• Stellen Sie anschließend eine neue, korrekte Rechnung mit einer neuen fortlaufenden Nummer aus.

Bei kleineren formalen Fehlern, etwa einer falsch geschriebenen Adresse ohne steuerliche Auswirkung, reicht in der Praxis häufig eine schriftliche Berichtigung mit Verweis auf die ursprüngliche Rechnung. Bei Fehlern, die den Steuerbetrag oder die Bemessungsgrundlage betreffen, ist die saubere Korrektur über eine Stornorechnung die sicherere Variante, um spätere Rückfragen des Finanzamts zu vermeiden. Dokumentieren Sie in beiden Fällen, warum die Korrektur notwendig wurde, damit der Ablauf auch Monate später noch nachvollziehbar bleibt.

Welche Fehler sollten Sie beim Rechnungen schreiben vermeiden?

In der Praxis wiederholen sich bestimmte Fehler immer wieder, und viele davon lassen sich mit ein wenig Sorgfalt leicht vermeiden:

• Fehlende oder doppelte Rechnungsnummer, häufig durch manuelle Vergabe ohne zentrale Kontrolle
• Falsche oder veraltete Steuernummer, etwa nach einem Wechsel des zuständigen Finanzamts
• Fehlender Hinweis auf die Kleinunternehmerregelung, obwohl keine Umsatzsteuer ausgewiesen wurde
• Unklare Leistungsbeschreibung, die nicht erkennen lässt, welche Ware oder Leistung tatsächlich abgerechnet wird
• Fehlender Leistungszeitpunkt, wenn dieser vom Rechnungsdatum abweicht
• Nachträgliches Löschen oder Überschreiben einer Rechnung statt einer ordentlichen Korrektur
• Keine strukturierte Archivierung, wodurch Rechnungen im Fall einer Prüfung nicht mehr auffindbar sind

Jeder dieser Punkte wirkt für sich genommen klein, kann in Summe aber dazu führen, dass der Vorsteuerabzug beim Empfänger infrage gestellt wird oder dass eine Betriebsprüfung unnötig in die Länge gezogen wird. Besonders die doppelte Rechnungsnummer fällt in der Praxis erst spät auf, meist erst dann, wenn ein Kunde oder die eigene Buchhaltung zwei Rechnungen mit derselben Nummer, aber unterschiedlichem Inhalt vorliegen hat. Ein kurzer Blick auf die eigene Rechnungsvorlage, einmal im Jahr oder bei jeder größeren Änderung im Unternehmen, deckt viele dieser Schwachstellen frühzeitig auf und erspart aufwendige Korrekturen im Nachhinein.

Häufig gestellte Fragen zum Thema Rechnung schreiben

Wer darf eine Rechnung schreiben?

Grundsätzlich darf jeder Unternehmer und jeder Freiberufler Rechnungen schreiben, auch ohne angemeldetes Gewerbe, sofern es sich um eine freiberufliche Tätigkeit handelt. Voraussetzung ist in jedem Fall eine gültige Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, die beim zuständigen Finanzamt beantragt wird.

Muss ich ein Gewerbe angemeldet haben, um Rechnungen zu schreiben?

Nein, nicht zwingend. Freiberufliche Tätigkeiten, etwa im Bereich Beratung, Gesundheit oder bestimmte kreative Berufe, erfordern kein Gewerbe. Gewerbliche Tätigkeiten dagegen müssen beim Gewerbeamt angemeldet werden, bevor regelmäßig Rechnungen gestellt werden.

Was passiert, wenn eine Pflichtangabe auf der Rechnung fehlt?

Fehlt eine gesetzlich geforderte Angabe, kann das Finanzamt dem Rechnungsempfänger den Vorsteuerabzug für diese Rechnung versagen, bis eine korrigierte Fassung vorliegt. Für den Rechnungssteller bedeutet das in der Regel zusätzlichen Aufwand durch Rückfragen und eine notwendige Korrektur.

Worin unterscheiden sich eine Rechnung und eine Quittung?

Eine Rechnung dokumentiert eine Forderung und listet im Detail auf, welche Leistung zu welchem Preis erbracht wurde, meist vor oder unabhängig von der Zahlung. Eine Quittung bestätigt dagegen, dass eine Zahlung bereits erfolgt ist, und enthält in der Regel deutlich weniger Pflichtangaben als eine reguläre Rechnung.

Darf ich Rechnungen per E-Mail verschicken?

Ja, der Versand per E-Mail ist grundsätzlich zulässig, üblicherweise als PDF-Anhang. Im B2B-Geschäft zwischen inländischen Unternehmen gewinnt daneben die strukturierte E-Rechnung an Bedeutung, deren genaue Anforderungen Sie am besten mit Ihrer Steuerberatung abstimmen.

Was tun, wenn eine Rechnung nicht bezahlt wird?

Verstreicht das vereinbarte Zahlungsziel ohne Zahlungseingang, ist eine freundliche Zahlungserinnerung meist der erste Schritt, gefolgt von einer formellen Mahnung mit neuer Frist. Bleibt auch diese erfolglos, bleibt der Weg über ein gerichtliches Mahnverfahren oder eine rechtliche Beratung.

Eine saubere Rechnung ist kein bürokratisches Beiwerk, sondern die Grundlage für eine funktionierende Buchhaltung und ein professionelles Auftreten gegenüber Kunden. Wer die Pflichtangaben kennt, seine Rechnungsnummern konsequent vergibt, freiwillige Angaben wie Logo und Bankverbindung sinnvoll ergänzt und Korrekturen ordentlich dokumentiert, erspart sich im Alltag viele Rückfragen und ist auf eine künftige Betriebsprüfung deutlich besser vorbereitet.

Markus Hoffmann

Berater für Praxismarketing

Berater für Praxismarketing mit Erfahrung am Empfang einer Zahnarztpraxis, bevor er sich auf die Patientengewinnung spezialisiert hat.