EÜR erstellen: Anleitung für Selbstständige

Finanzen & Steuern

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Für viele Selbstständige und kleine Unternehmen ist die Einnahmenüberschussrechnung (EÜR) die einfachste Art, den Gewinn zu ermitteln. Statt einer aufwendigen doppelten Buchführung mit Bilanz stellen Sie einfach Ihre Betriebseinnahmen den Betriebsausgaben gegenüber – der Überschuss ist Ihr steuerlicher Gewinn. In diesem Beitrag erfahren Sie Schritt für Schritt, wie Sie eine Einnahmenüberschussrechnung erstellen, welche Angaben Pflicht sind und worauf Sie beim Zufluss-Abfluss-Prinzip achten müssen.

Hinweis: Dieser Artikel bietet eine allgemeine Orientierung und ersetzt keine individuelle Steuerberatung. Steuerliche Regeln, Grenzwerte und Beträge können sich ändern und hängen von Ihrem Einzelfall ab. Lassen Sie Zweifelsfragen im Zweifel von einem Steuerberater oder Ihrem Finanzamt prüfen.

Was ist eine Einnahmenüberschussrechnung (EÜR)?

Die Einnahmenüberschussrechnung ist eine vereinfachte Form der Gewinnermittlung. Sie ist im Einkommensteuergesetz geregelt (§ 4 Abs. 3 EStG) und wird deshalb oft auch „4/3-Rechnung“ genannt. Das Grundprinzip ist denkbar einfach:

Betriebseinnahmen (alles, was Sie im Rahmen Ihrer Tätigkeit eingenommen haben)
minus Betriebsausgaben (alle betrieblich veranlassten Kosten)
= Gewinn oder Verlust des Geschäftsjahres

Im Gegensatz zur Bilanzierung müssen Sie keine Bestände, Forderungen oder Verbindlichkeiten zum Stichtag bewerten. Es zählt in der Regel nur, was tatsächlich geflossen ist. Das macht die EÜR gerade für Einzelunternehmer, Freiberufler und kleine Betriebe deutlich unkomplizierter.

Wer darf die EÜR nutzen – und wer nicht?

Nicht jeder darf frei zwischen EÜR und Bilanz wählen. Grundsätzlich gilt:

Freiberufler (etwa Ärzte, Anwälte, Journalisten, Designer, IT-Berater) dürfen die EÜR in der Regel unabhängig von der Höhe ihres Umsatzes oder Gewinns nutzen.
Gewerbetreibende dürfen die EÜR nutzen, solange sie bestimmte Größenmerkmale nicht überschreiten und nicht bereits aus anderen Gründen buchführungspflichtig sind.
Kaufleute, die im Handelsregister eingetragen sind (z. B. eine GmbH oder eine eingetragene Kauffrau/ein Kaufmann), müssen dagegen bilanzieren.

Für Gewerbetreibende gibt es Umsatz- und Gewinngrenzen, ab denen das Finanzamt zur Bilanzierung auffordert. Diese Schwellen liegen aktuell in der Größenordnung von mehreren hunderttausend Euro Jahresumsatz beziehungsweise mehreren zehntausend Euro Jahresgewinn. Weil diese Werte in der Vergangenheit mehrfach angehoben wurden, sollten Sie den aktuellen Stand beim Finanzamt oder Steuerberater prüfen, bevor Sie sich darauf verlassen. Erst wenn das Finanzamt Sie schriftlich zur Buchführung auffordert, entsteht die Pflicht – bis dahin bleibt die EÜR möglich.

Das Zufluss-Abfluss-Prinzip: der Kern der EÜR

Der wichtigste Grundsatz bei der EÜR ist das Zufluss-Abfluss-Prinzip (§ 11 EStG). Vereinfacht heißt das:

Eine Einnahme zählt in dem Jahr, in dem das Geld tatsächlich auf Ihrem Konto oder in der Kasse eingeht.
Eine Ausgabe zählt in dem Jahr, in dem Sie tatsächlich bezahlen.

Entscheidend ist also nicht das Rechnungsdatum, sondern der Zahlungszeitpunkt. Stellen Sie im Dezember eine Rechnung, die der Kunde erst im Januar bezahlt, gehört die Einnahme in das neue Jahr.

Es gibt jedoch wichtige Ausnahmen, die Sie kennen sollten:

Regelmäßig wiederkehrende Zahlungen (z. B. Miete, Versicherungen) rund um den Jahreswechsel werden dem Jahr zugeordnet, zu dem sie wirtschaftlich gehören, wenn sie kurz vor oder nach dem 31.12. fließen (sogenannte 10-Tage-Regel).
Anlagevermögen wird nicht sofort voll als Ausgabe erfasst, sondern in der Regel über die Nutzungsdauer abgeschrieben (dazu gleich mehr).

Betriebseinnahmen und Betriebsausgaben richtig erfassen

Typische Betriebseinnahmen

Honorare und Rechnungsbeträge für erbrachte Leistungen
Verkaufserlöse aus Waren oder Produkten
vereinnahmte Umsatzsteuer (sofern Sie kein Kleinunternehmer sind)
Erstattungen des Finanzamts, private Nutzung betrieblicher Gegenstände oder Anlagenverkäufe

Typische Betriebsausgaben

Wareneinkauf, Material und Fremdleistungen
Miete für Geschäftsräume, Telefon, Internet, Software-Abos
Fahrt- und Reisekosten, Fachliteratur, Weiterbildung
Beiträge, Versicherungen und Gebühren mit betrieblichem Bezug
an das Finanzamt gezahlte Umsatzsteuer (bei umsatzsteuerpflichtiger Tätigkeit)

Wichtig: Ausgaben sind nur dann Betriebsausgaben, wenn sie betrieblich veranlasst sind. Bei gemischt genutzten Kosten (etwa Telefon oder Kfz) müssen Sie den betrieblichen Anteil sachgerecht aufteilen. Für bestimmte Ausgaben gelten Sonderregeln – so sind Bewirtungskosten nur anteilig abziehbar, und für Geschenke an Geschäftspartner gibt es eine Betragsgrenze. Die genauen Prozentsätze und Grenzen können sich ändern; prüfen Sie sie im Einzelfall.

Sonderfall: Anlagevermögen und geringwertige Wirtschaftsgüter

Kaufen Sie langlebige Wirtschaftsgüter wie einen Laptop, Möbel oder Maschinen, dürfen Sie diese oft nicht sofort in voller Höhe absetzen. Stattdessen verteilen Sie die Kosten über die betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer – das ist die Abschreibung (AfA). Diese Wirtschaftsgüter tragen Sie zusätzlich in ein Anlageverzeichnis ein.

Für geringwertige Wirtschaftsgüter (GWG) gibt es eine Vereinfachung: Liegen die Netto-Anschaffungskosten unter einer bestimmten Grenze (in der Größenordnung von einigen hundert Euro), dürfen Sie den Betrag im Jahr der Anschaffung vollständig als Betriebsausgabe absetzen. Auch hier gilt: Die genaue Wertgrenze kann sich ändern und sollte geprüft werden.

Umsatzsteuer in der EÜR

Wie Sie mit der Umsatzsteuer umgehen, hängt davon ab, ob Sie die Kleinunternehmerregelung nutzen:

Kleinunternehmer (§ 19 UStG): Sie weisen keine Umsatzsteuer aus und ziehen keine Vorsteuer. In der EÜR arbeiten Sie mit Bruttobeträgen. Die Kleinunternehmerregelung ist an Umsatzgrenzen gebunden, die zuletzt angehoben wurden – bitte prüfen Sie den aktuellen Stand, bevor Sie sich darauf berufen.
Regelbesteuerung: Sie behandeln die vereinnahmte Umsatzsteuer als Betriebseinnahme, die gezahlte Vorsteuer als Betriebsausgabe und die Zahlungen an das Finanzamt ebenfalls als Ausgabe. Die Umsatzsteuer läuft also durch Ihre EÜR hindurch.

Schritt für Schritt: Einnahmenüberschussrechnung erstellen

So gehen Sie in der Praxis vor, wenn Sie Ihre Einnahmenüberschussrechnung erstellen:

1. Belege sammeln und ordnen: Legen Sie alle Ausgangsrechnungen, Eingangsrechnungen und Kontoauszüge des Jahres bereit. Ohne vollständige Belege ist keine korrekte EÜR möglich.
2. Einnahmen erfassen: Notieren Sie alle Zahlungseingänge nach dem Zuflussprinzip, getrennt nach Netto und Umsatzsteuer (falls relevant).
3. Ausgaben erfassen: Ordnen Sie jede Ausgabe einer Kategorie zu (Material, Miete, Reisekosten usw.). Das erleichtert später die Eintragung in die Anlage EÜR.
4. Anlagevermögen und AfA berücksichtigen: Prüfen Sie, welche Anschaffungen abgeschrieben werden müssen, und berechnen Sie die jährliche Abschreibung.
5. Gewinn ermitteln: Ziehen Sie die Summe der Ausgaben von der Summe der Einnahmen ab. Das Ergebnis ist Ihr Gewinn oder Verlust.
6. Anlage EÜR ausfüllen und übermitteln: Tragen Sie die Werte in die amtliche Anlage EÜR ein und senden Sie diese elektronisch an das Finanzamt.

Beispielrechnung

Die folgende Beispielrechnung zeigt vereinfacht, wie eine EÜR aussehen kann. Die Zahlen dienen nur der Veranschaulichung und sind keine verbindliche Vorgabe:

Position	Betrag
Honorareinnahmen (netto)	60.000 €
Sonstige Einnahmen	2.000 €
Summe Betriebseinnahmen	62.000 €
Miete Büro	7.200 €
Software, Telefon, Internet	2.400 €
Reisekosten	1.800 €
Abschreibung Ausstattung	1.600 €
Sonstige Betriebsausgaben	4.000 €
Summe Betriebsausgaben	17.000 €
Gewinn	45.000 €

Der ermittelte Gewinn ist die Grundlage für Ihre Einkommensteuer – und, bei Gewerbetreibenden, gegebenenfalls für die Gewerbesteuer. Für die Gewerbesteuer gibt es einen Freibetrag für natürliche Personen und Personengesellschaften; die genaue Höhe sollten Sie im Zweifel prüfen lassen.

Pflichtangaben und Abgabe der Anlage EÜR

In der Regel müssen Sie Ihre Gewinnermittlung nicht formlos, sondern mit der amtlichen Anlage EÜR abgeben. Diese ist üblicherweise elektronisch authentifiziert zu übermitteln – zum Beispiel über das ELSTER-Portal oder eine geeignete Steuersoftware. Zu den typischen Angaben gehören:

Betriebseinnahmen, aufgeschlüsselt nach Art
Betriebsausgaben nach Kostenarten
Abschreibungen und das Anlageverzeichnis
Angaben zur Umsatzsteuer (sofern relevant)
der ermittelte Gewinn oder Verlust

Bewahren Sie alle Belege und Aufzeichnungen sorgfältig auf. Für steuerliche Unterlagen gelten gesetzliche Aufbewahrungsfristen von mehreren Jahren; die genaue Dauer wurde zuletzt angepasst und hängt von der Art des Dokuments ab. Prüfen Sie im Zweifel den aktuellen Stand.

Checkliste: Das gehört in Ihre EÜR

Alle Zahlungseingänge des Jahres vollständig erfasst
Alle betrieblich veranlassten Ausgaben mit Beleg dokumentiert
Umsatzsteuer korrekt behandelt (Regelbesteuerung oder Kleinunternehmer)
Anlagevermögen im Anlageverzeichnis, Abschreibungen berechnet
Privatanteile bei gemischt genutzten Kosten herausgerechnet
Anlage EÜR elektronisch fristgerecht übermittelt
Belege geordnet und für die Aufbewahrungsfrist abgelegt

Häufige Fehler bei der EÜR

Rechnungsdatum statt Zahlungsdatum: Wer nach Rechnungsdatum bucht, verstößt gegen das Zuflussprinzip.
Anschaffungen sofort voll abgesetzt: Höherwertiges Anlagevermögen muss über die Nutzungsdauer abgeschrieben werden.
Private Kosten mitgerechnet: Nur der betriebliche Anteil ist abziehbar.
Umsatzsteuer vergessen: Bei Regelbesteuerung gehören vereinnahmte und gezahlte Umsatzsteuer in die Rechnung.
Belege lückenhaft: Ohne Nachweis erkennt das Finanzamt Ausgaben oft nicht an.

Häufige Fragen zur EÜR

Ab wann muss ich statt einer EÜR bilanzieren?

Sobald Sie im Handelsregister eingetragen sind oder das Finanzamt Sie nach Überschreiten der Umsatz- oder Gewinngrenzen zur Buchführung auffordert. Freiberufler dürfen in der Regel dauerhaft die EÜR nutzen.

Brauche ich für die EÜR ein Buchhaltungsprogramm?

Zwingend nicht, aber sinnvoll. Eine strukturierte Software oder Tabelle erleichtert das Erfassen, reduziert Fehler und macht die Übermittlung der Anlage EÜR deutlich einfacher.

Kann ich die EÜR selbst machen?

Bei überschaubaren Verhältnissen ist das durchaus möglich. Sobald es komplexer wird – etwa bei größerem Anlagevermögen, Umsatzsteuerfragen oder einem Wechsel der Gewinnermittlungsart – ist die Unterstützung durch einen Steuerberater empfehlenswert.

Wenn Sie diese Grundregeln beherzigen, ist es gut machbar, eine saubere Einnahmenüberschussrechnung zu erstellen. Behandeln Sie die genannten Grenzwerte und Beträge stets als Momentaufnahme, prüfen Sie den aktuellen Stand und holen Sie sich bei individuellen Fragen fachkundige Unterstützung – so bleibt Ihre EÜR nicht nur korrekt, sondern auch steuerlich auf der sicheren Seite.